GPSR Pół Roku Później: Czy Twój E-commerce Jest W Pełni Zgodny? Checklista Techniczna i Dobre Praktyki na 2025.

Minęło już ponad sześć miesięcy od kiedy, 13 grudnia 2024 roku, w całej Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie w sprawie Ogólnego Bezpieczeństwa Produktów (GPSR). Dla branży e-commerce oznaczało to szereg nowych obowiązków i konieczność dostosowania zarówno platform sprzedażowych, jak i wewnętrznych procesów. Początkowy okres implementacji mógł być dla wielu firm wyzwaniem. Teraz, w połowie 2025 roku, nadszedł dobry moment, aby zadać sobie pytanie: czy mój sklep internetowy jest rzeczywiście w pełni zgodny z GPSR? Czy wszystkie mechanizmy działają poprawnie, a "okres przejściowy" na dopięcie wszystkiego na ostatni guzik definitywnie minął?

Niedostosowanie się do wymogów GPSR to nie tylko ryzyko dotkliwych kar finansowych, ale także utrata zaufania klientów i potencjalne problemy wizerunkowe. Konsumenci są coraz bardziej świadomi swoich praw i oczekują, że produkty kupowane online będą bezpieczne, a informacje o nich pełne i przejrzyste. W [Nazwa Twojego Software House'u] obserwujemy rynek i wspieramy naszych klientów w implementacji niezbędnych rozwiązań. Na podstawie tych doświadczeń przygotowaliśmy praktyczną checklistę techniczną oraz omówienie najczęstszych problemów i dobrych praktyk, które pomogą Ci zweryfikować i wzmocnić zgodność Twojego e-commerce z GPSR w 2025 roku.

GPSR – Szybkie Przypomnienie Kluczowych Zasad dla E-commerce

Zanim przejdziemy do checklisty, przypomnijmy sobie najważniejsze filary Rozporządzenia o Ogólnym Bezpieczeństwie Produktów, które bezpośrednio wpływają na działalność sklepów internetowych i platform marketplace:

   
• Cel nadrzędny: Zapewnienie, że wszystkie produkty wprowadzane na rynek UE (zarówno online, jak i offline) są bezpieczne dla konsumentów.

   
• Szeroki zakres podmiotów: Obowiązki dotyczą producentów, ich upoważnionych przedstawicieli, importerów, dystrybutorów, a także dostawców usług realizacji zamówień i platform handlowych online.

   
• "Osoba odpowiedzialna" w UE: Dla większości produktów objętych GPSR musi istnieć podmiot gospodarczy z siedzibą w UE (producent, importer, upoważniony przedstawiciel lub, w niektórych przypadkach, dostawca usług realizacji zamówień), który przejmuje odpowiedzialność za zgodność produktu. Jego dane muszą być jasno wskazane na produkcie lub jego opakowaniu oraz w informacjach dla konsumenta.

   
• Obowiązki informacyjne: Konieczność dostarczania konsumentom jasnych i zrozumiałych informacji o produkcie, jego producencie, osobie odpowiedzialnej, instrukcji użytkowania oraz wszelkich ostrzeżeniach dotyczących bezpieczeństwa. Te informacje muszą być dostępne przed dokonaniem zakupu.

   
• Ocena bezpieczeństwa produktu: Rozszerzona lista kryteriów oceny bezpieczeństwa, uwzględniająca m.in. właściwości fizyczne, chemiczne, mechaniczne, ale także wpływ na zdrowie psychiczne (np. w przypadku gier dla dzieci), zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem (dla produktów połączonych z internetem) oraz aspekty związane z nowymi technologiami (AI).

   
• Zgłaszanie incydentów i współpraca z Safety Gate: Przedsiębiorcy mają obowiązek niezwłocznego informowania właściwych organów nadzoru rynku i konsumentów o stwierdzonych zagrożeniach. Platformy marketplace muszą współpracować z systemem Safety Gate (dawniej RAPEX) w zakresie monitorowania i usuwania ofert produktów niebezpiecznych oraz informowania konsumentów. Sprzedawcy mają 3 dni robocze na zgłoszenie wypadku z udziałem produktu do właściwego organu za pośrednictwem Safety Business Gateway.

   
• Procedury wycofania produktu z rynku (recall): W przypadku stwierdzenia, że produkt jest niebezpieczny, musi istnieć skuteczny proces jego wycofania z obrotu lub odzyskania od konsumentów. Konsumentom należy zaoferować co najmniej dwa środki zaradcze (np. naprawa, wymiana na bezpieczny produkt, zwrot pieniędzy).

Pamiętajmy, że GPSR stosuje się do większości produktów konsumenckich sprzedawanych online (np. odzież, kosmetyki, elektronika, zabawki), z pewnymi wyłączeniami (np. żywność, leki, antyki).

Audyt Zgodności z GPSR – Twoja Checklista Techniczna i Procesowa na 2025 Rok

Poniższa checklista pomoże Ci zweryfikować, czy Twoja platforma e-commerce i związane z nią procesy są dostosowane do wymogów GPSR. Przy każdym punkcie wskazujemy, jakie rozwiązania technologiczne mogą wspierać zgodność.

1. Informacje o Produkcie, Producencie i Osobie Odpowiedzialnej:

   
• [ ] Czy na każdej stronie produktu (lub w łatwo dostępnym miejscu z nią powiązanym) widnieją pełne dane identyfikacyjne produktu (np. nazwa, typ, numer partii/serii lub inny element umożliwiający identyfikację)?

   
• [ ] Czy jasno wskazane są dane producenta (nazwa, zarejestrowana nazwa handlowa lub zarejestrowany znak towarowy, adres pocztowy i elektroniczny)?

   
• [ ] Czy dla produktów tego wymagających, wskazana jest "osoba odpowiedzialna" z UE wraz z jej nazwą, adresem pocztowym i elektronicznym lub innym kontaktem online? (Technologia: System PIM lub rozbudowane pola w CMS/platformie e-commerce do przechowywania i dynamicznego wyświetlania tych danych; szablony stron produktowych uwzględniające te pola.)

   
• [ ] Czy informacje te są widoczne dla konsumenta PRZED podjęciem decyzji o zakupie?

2. Ostrzeżenia, Instrukcje Bezpieczeństwa i Język:

   
• [ ] Czy produkty, które tego wymagają, posiadają czytelne instrukcje użytkowania i wszelkie niezbędne ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa?

   
• [ ] Czy te informacje są dostępne w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów w krajach, do których kierujesz swoją ofertę? (Technologia: Możliwość dodawania wielojęzycznych treści w CMS/PIM; dedykowane sekcje na karcie produktu na instrukcje/ostrzeżenia; możliwość załączania plików PDF z pełną dokumentacją.)

   
• [ ] Czy ostrzeżenia są odpowiednio wyeksponowane i nie giną w masie innych informacji?

3. Identyfikowalność Produktów:

   
• [ ] Czy Twój system e-commerce (w połączeniu z systemem magazynowym/ERP, jeśli taki posiadasz) pozwala na śledzenie partii produktów sprzedanych konkretnym klientom? Jest to kluczowe na potrzeby ewentualnego, precyzyjnego wycofania produktu. (Technologia: Zaawansowane funkcje zarządzania zapasami i zamówieniami w platformie e-commerce lub integracja z zewnętrznymi systemami magazynowymi/ERP, które obsługują śledzenie partii/numerów seryjnych.)

4. Procedury Zgłaszania Incydentów przez Konsumentów:

   
• [ ] Czy Twoja strona oferuje jasną, łatwo dostępną i prostą w obsłudze procedurę dla konsumentów do zgłaszania wszelkich problemów lub incydentów związanych z bezpieczeństwem zakupionego produktu? (Technologia: Dedykowane formularze kontaktowe na stronie, integracja z systemem CRM lub helpdesk do zarządzania zgłoszeniami, jasne informacje w sekcji "Kontakt" lub "Pomoc".)

5. Wewnętrzne Procedury Reagowania i Zgłaszania do Safety Business Gateway:

   
• [ ] Czy w Twojej firmie istnieje zdefiniowany proces oceny zgłoszeń od konsumentów dotyczących bezpieczeństwa produktów?

   
• [ ] Czy wiesz, jak i kiedy (w ciągu 3 dni roboczych od uzyskania informacji o wypadku) dokonać zgłoszenia do odpowiedniego organu krajowego za pośrednictwem Safety Business Gateway?

   
• [ ] Czy Twój system e-commerce lub CRM ułatwia zebranie wszystkich niezbędnych danych do takiego zgłoszenia (dane produktu, dane poszkodowanego – za jego zgodą, opis incydentu)? (Technologia: Wewnętrzne systemy workflow, szablony raportowania incydentów, możliwość eksportu danych z systemu zamówień/CRM.)

6. Mechanizmy Wycofania Produktu z Rynku (Recall):

   
• [ ] Czy Twoja platforma e-commerce umożliwia szybkie zablokowanie sprzedaży produktu, który okazał się niebezpieczny?

   
• [ ] Czy posiadasz możliwość zidentyfikowania i skontaktowania się (np. e-mailowo, telefonicznie) z klientami, którzy zakupili dany produkt/partię produktu?

   
• [ ] Czy masz przygotowany proces oferowania konsumentom co najmniej dwóch środków zaradczych (np. naprawa, wymiana na bezpieczny produkt tego samego typu i o co najmniej takiej samej wartości, zwrot wartości produktu)? (Technologia: Funkcje masowego wysyłania e-maili/SMS do segmentu klientów zintegrowane z CRM lub platformą e-commerce; moduł do zarządzania zwrotami i reklamacjami (RMA) wspierający różne opcje rozwiązania.)

   
• [ ] Czy zawiadomienie o odzyskaniu produktu jest przygotowane w sposób jasny, zrozumiały i zawiera wszystkie wymagane informacje (zagrożenia, środki ochrony prawnej)?

7. Obowiązki dla Platform Marketplace (jeśli dotyczy):

   
• [ ] Czy Twoja platforma marketplace posiada procedury i narzędzia do współpracy z systemem Safety Gate (monitorowanie, zgłaszanie produktów niebezpiecznych, usuwanie ofert)?

   
• [ ] Czy współpracujesz z organami nadzoru rynku w zakresie identyfikacji i eliminacji zagrożeń?

   
• [ ] Czy posiadasz systemy umożliwiające identyfikację i kontakt ze sprzedawcami oferującymi produkty na Twojej platformie? (Technologia: Dedykowane moduły dla sprzedawców, systemy weryfikacji, narzędzia do komunikacji, potencjalne API do integracji z Safety Gate lub systemami organów nadzoru.)

8. Dokumentacja i Rejestry:

   
• [ ] Czy przechowujesz dokumentację techniczną produktów, wyniki ocen ryzyka, informacje o łańcuchu dostaw oraz rejestr skarg konsumenckich dotyczących bezpieczeństwa? (Technologia: Bezpieczne repozytoria dokumentów, systemy CRM z możliwością logowania interakcji z klientami.)

Regularne przechodzenie przez taką checklistę i weryfikowanie procesów pomoże Ci nie tylko utrzymać zgodność, ale także proaktywnie zarządzać bezpieczeństwem produktów w Twoim e-sklepie.

GPSR w Praktyce – Najczęstsze Problemy i Wyzwania po Pierwszych Miesiącach

Pierwsze półrocze obowiązywania GPSR pokazało, że mimo przygotowań, wiele firm e-commerce, zwłaszcza z sektora MŚP, napotkało na pewne trudności. Oto niektóre z najczęściej obserwowanych problemów:

   
• Pozyskiwanie Kompletnych Danych od Dostawców: Szczególnie problematyczne okazało się uzyskanie pełnych informacji o producencie i osobie odpowiedzialnej od dostawców spoza Unii Europejskiej. Wiele e-sklepów musiało włożyć sporo wysiłku w uzupełnienie tych danych dla tysięcy produktów.

   
• Interpretacja Pojęcia "Osoby Odpowiedzialnej": Dla niektórych kategorii produktów lub modeli biznesowych (np. dropshipping) jednoznaczne wskazanie osoby odpowiedzialnej w UE bywało skomplikowane.

   
• Niewystarczające lub Nieprecyzyjne Ostrzeżenia: Zapewnienie, że wszystkie potencjalne zagrożenia są jasno i zrozumiale zakomunikowane konsumentom, w odpowiednim języku, nadal stanowi wyzwanie. Często brakuje spersonalizowanych ostrzeżeń dla specyficznych produktów.

   
• Brak Gotowości na Procedury Recall: Wiele firm nie miało wcześniej wdrożonych szczegółowych procedur wycofania produktu z rynku, a GPSR wymusił ich stworzenie od podstaw, co było czasochłonne. Zidentyfikowanie wszystkich klientów, którzy nabyli wadliwy produkt, okazało się trudne bez odpowiednich systemów IT.

   
• Ograniczenia Technologiczne Starszych Platform E-commerce: Niektóre starsze lub mniej elastyczne platformy sprzedażowe nie oferowały wbudowanych funkcji ułatwiających spełnienie wymogów GPSR (np. dynamiczne wyświetlanie danych o osobie odpowiedzialnej, zaawansowane zarządzanie atrybutami bezpieczeństwa, moduły RMA), co wymusiło kosztowne modyfikacje lub migracje.

   
• Niewystarczające Przeszkolenie Personelu: Pracownicy obsługi klienta, marketingu czy logistyki nie zawsze byli w pełni świadomi nowych obowiązków i procedur, co prowadziło do nieporozumień i błędów.

   
• Zarządzanie Dokumentacją: Utrzymanie aktualnej i kompletnej dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa dla szerokiego asortymentu produktów okazało się sporym wyzwaniem administracyjnym.

Rozwiązaniem tych problemów jest często kombinacja lepszej organizacji pracy, szkoleń oraz, co kluczowe, wdrożenia lub adaptacji odpowiednich narzędzi technologicznych, które zautomatyzują i usprawnią zarządzanie zgodnością.

Dobre Praktyki i Rekomendacje Technologiczne dla Zgodności z GPSR w 2025

Utrzymanie zgodności z GPSR to proces ciągły. Oto kilka dobrych praktyk i rekomendacji technologicznych, które pomogą Twojemu e-commerce działać bezpiecznie i zgodnie z prawem w 2025 roku:

   
• Proaktywne Zarządzanie Danymi Produktowymi: Nie czekaj na problemy. Regularnie weryfikuj i aktualizuj informacje o bezpieczeństwie, producencie i osobie odpowiedzialnej dla wszystkich oferowanych produktów. Szczególną uwagę zwróć na nowe produkty wprowadzane do oferty.

   
• Inwestycja w System PIM (Product Information Management) lub MDM (Master Data Management): Dla e-sklepów z szerokim asortymentem, centralny system do zarządzania wszystkimi danymi produktowymi (w tym atrybutami bezpieczeństwa, dokumentacją, zdjęciami, opisami w różnych językach) staje się nieoceniony. Ułatwia on utrzymanie spójności i szybką aktualizację informacji na wszystkich kanałach sprzedaży.

   
• Wybór Nowoczesnej i Elastycznej Platformy E-commerce: Upewnij się, że Twoja platforma sprzedażowa wspiera wymogi GPSR (np. poprzez możliwość dodawania niestandardowych pól, integracje, moduły) lub jest łatwo rozszerzalna o potrzebne funkcjonalności. Wiele nowoczesnych systemów SaaS lub open-source (odpowiednio skonfigurowanych) oferuje takie możliwości.

   
• Automatyzacja Procesów Tam, Gdzie To Możliwe: Wykorzystaj technologię do automatyzacji powiadomień dla klientów, aktualizacji statusów zamówień, a nawet wstępnej weryfikacji danych produktowych.

   
• Integracja Systemów: Jeśli korzystasz z wielu narzędzi (np. e-commerce, ERP, CRM, PIM), zadbaj o ich integrację, aby zapewnić płynny przepływ danych i uniknąć redundancji oraz błędów.

   
• Regularne Audyty Wewnętrzne i Zewnętrzne: Nie poprzestawaj na jednorazowym dostosowaniu. Regularnie przeprowadzaj wewnętrzne kontrole zgodności, a od czasu do czasu rozważ skorzystanie z zewnętrznego audytu, aby uzyskać obiektywną ocenę.

   
• Szkolenia dla Zespołu: Zapewnij, aby wszyscy pracownicy mający kontakt z produktami, klientami lub systemem e-commerce byli świadomi wymogów GPSR i znali wewnętrzne procedury.

   
• Budowanie Kultury Bezpieczeństwa Produktów: Bezpieczeństwo powinno być integralną częścią strategii Twojej firmy, a nie tylko przykrym obowiązkiem. Komunikuj swoje zaangażowanie w tej kwestii klientom, co może stać się Twoją przewagą konkurencyjną.

W [Nazwa Twojego Software House'u] specjalizujemy się w tworzeniu i dostosowywaniu platform e-commerce, które nie tylko świetnie sprzedają, ale także pomagają naszym klientom działać zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Możemy pomóc w przeprowadzeniu audytu technicznego Twojej platformy, zaimplementować brakujące funkcjonalności, zintegrować system PIM, czy stworzyć dedykowane moduły wspierające zarządzanie bezpieczeństwem produktów i procesami recall.

Podsumowanie: GPSR to Nie Sprint, a Maraton Dbałości o Bezpieczeństwo

Rozporządzenie o Ogólnym Bezpieczeństwie Produktów na dobre zmieniło krajobraz e-commerce w Unii Europejskiej. Po pierwszych sześciu miesiącach jego obowiązywania widać wyraźnie, że nie jest to jednorazowy projekt do "odhaczenia", ale ciągły proces wymagający uwagi, adaptacji i odpowiednich narzędzi. Zgodność z GPSR to nie tylko sposób na uniknięcie potencjalnych kar, ale przede wszystkim fundament budowania zaufania konsumentów i odpowiedzialnego biznesu.

Mamy nadzieję, że nasza checklista i omówienie dobrych praktyk pomogą Ci ocenić stan przygotowania Twojego e-commerce i zaplanować ewentualne działania doskonalące. Pamiętaj, że inwestycja w bezpieczeństwo produktów i zgodność z prawem to inwestycja w długoterminowy sukces Twojej marki na konkurencyjnym rynku online.

Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja platforma e-commerce spełnia wszystkie wymogi GPSR, lub potrzebujesz wsparcia w jej technologicznym dostosowaniu, skontaktuj się z nami. Zespół [Nazwa Twojego Software House'u] chętnie przeanalizuje Twoją sytuację i zaproponuje rozwiązania, które zapewnią Ci spokój i pozwolą skupić się na rozwoju biznesu.